Begründung:
Die Stadt Wernigerode verbraucht im Monat rund 128.000 Blatt Papier. Ziel der Verwaltung ist es, diese Zahl soweit als möglich und so weit wie sinnvoll und wirtschaftlich darstellbar abzusenken.
Die Idee des papierlosen Stadtrates entstand vor etwa einem Jahr und wurde von Vertretern aller Parteien grundsätzlich begrüßt. Die Fraktionen des jüngst gewählten Stadtrates entsandten jeweils zwei Vertreter in eine Arbeitsgemeinschaft. Ihnen sei besonders gedankt.
Dabei geht es nicht um Kosteneinsparung – die digitale Ratsarbeit wird eher teurer, der Personalbedarf wird nicht messbar sinken. Vielmehr geht es darum, nachhaltig mit den zu Verfügung stehenden Ressourcen zu wirtschaften und damit einen Umweltbeitrag zu leisten.
Mit dem vorhandenen Ratsinformationssystem liegt bereits eine Software vor, die für die digitale Ratsarbeit praktisch ohne weitere Kosten für Programme geeignet ist. Zahlreichen Stadträten ist der Umgang bereits vertraut. Eine erste Schulung im August 2014 überzeugte zahlreiche Interessierte von der Anwenderfreundlichkeit des Programms. Eine weitere Schulung ist vorgesehen.
Notwendig ist für alle Stadträte ein Internetzugang nebst E-Mail-Adresse, um für den Stadtrat ordnungsgemäß geladen werden zu können. Der Entwurf der neuen Hauptsatzung nimmt bereits auf diese Vorgabe Bezug. Wichtig ist, dass die Stadträte jeweils zeitig vor der Sitzung ihre Sitzungsunterlagen „aktualisieren“. Ihnen steht dann die neueste Fassung mit allen dem Ratsbüro vorliegenden Änderungsvorlagen, nach Gremien geordnet, zur Verfügung. Hierdurch wird das gelegentlich lästige Umsortieren von Aktualisierungen und Tagesordnungen verschiedener Gremien unnötig.
Die Teilnehmer der AG „papierloser Stadtrat“ waren sich einig, zum frühestmöglichen Zeitpunkt mit dem neuen Verfahren zu beginnen. Um den Übergang zu vereinfachen, wird eine Einführungsphase von 6 Monaten für angemessen gehalten.
Als Ausgleich für die notwendige Hardware wurden verschiedene Modelle thematisiert: Das zur Verfügung stellen von Rechnern (ab 170 € für ein Tablet) über leistungsfähige Rechner mit SIM-Karte bis hin zu einer Pauschalzahlung für die Anschaffung der technischen Geräte. Die letztgenannte Variante setze sich einhellig durch, da hierdurch individuelle Bestände oder Vorlieben am besten berücksichtigt werden, d.h. jeder Stadtrat kann sich „sein“ Gerät anschaffen oder vorhandenes nutzen.
Andere Städte verfahren ähnlich. Hier reicht die Spanne von 0 € Ausgleich in Quedlinburg bis 624 € Zuschuss in Celle.
In der AG wurde davon ausgegangen, dass im Notfall das WLAN in den Sitzungsräumen der Stadtverwaltung genutzt werden kann. Wegen der immensen Datenmengen, die 40 Stadträte auf einmal abrufen würden, wird jedoch ausdrücklich darum gebeten, die Aktualisierung der Sitzungsunterlagen möglichst zuhause vorzunehmen.
Da es im Einzelfall Stadträte geben könnte, die weiterhin mit Papier arbeiten wollen, wird für diese eine Druckkostenpauschale von 10 € / Monat vorgeschlagen. Dieser Betrag schien der AG angemessen, den entstehenden Mehraufwand finanziell auszugleichen. Aus dieser Erwägung heraus ergab sich auch den vorgeschlagene pauschale Zuschuss zu einem mobilen Rechner in Höhe von 600 € bei einer fünfjährigen Wahlperiode.
Das nähere ergibt sich aus der vorgelegten Richtlinie.
Gaffert
Oberbürgermeister
