Beschlussvorschlag:

Der Stadtrat beschließt den Beitritt zur Kommunalen IT-Union Magdeburg (KITU) zum 01.08.2013.

Finanzielle Auswirkungen:

Gesamtkosten der Maßnahme:

Mitgliedschaft KITU                                                        1.200,00 € jährlich

Finanzierung : 1.000,00 € HHST 0200.6610               Deckung: 0600.5700

Genossenschaftsanteil (bei Kündigung zurück)              5.000,00 € einmalig

Finanzierung : 5.000,00 € HHST 0600.9300               Deckung: 0600.9350

Begründung:

Die Erwartungen an die Kommunen bezüglich ihrer Dienstleistungen für Bürger und Wirtschaft steigen. Insbesondere steigen die Anforderungen und Erwartungen an transparente und effiziente Verwaltungsstrukturen. Der Einsatz von Informationstechnologie (IT) ist ein zentrales Instrument, um den Herausforderungen gewachsen zu sein.

Vor diesem Hintergrund bieten sich die Bündelung der kommunalen Nachfrage in Sachsen-Anhalt, die Beratung der Kommunen bei der Bedarfsdefinition und der fachlich begleitete Einkauf der benötigten IT-Lösungen an. Sinnvoll kann darüber hinaus der Betrieb von IT-Verfahren sein, die aufgrund der hohen Standardisierung Effizienzvorteile erwarten lassen.

In diesem Zusammenhang stellen sich nachfolgende Herausforderungen:

?         im Zuge einer interkommunalen Zusammenarbeit die unterschiedlich vorhandenen Ressourcen der Kommunen in Sachsen-Anhalt zur gemeinsamen Aufgabenerfüllung in einer belastbaren und tragfähigen Struktur zu bündeln,

?         den Kommunen in Sachsen-Anhalt ein maßgeschneidertes Dienstleistungsangebot im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologie zur Verfügung zu stellen, auf das sie zugreifen können, ohne zeitintensive und formalisierende Beschaffungsverfahren durchführen zu müssen.

Die notwendige Struktur ist durch die im Dezember 2009 gegründete Genossenschaft geschaffen worden. Die Kommunen, die an dem Modell interessiert sind, treten der neu gegründeten Genossenschaft bei, die die Nachfrage ihrer Mitglieder erfasst, zu Gunsten der Mitglieder optimiert und bei der KID Magdeburg GmbH, dem kommunalen IT-Dienstleister im Land Sachsen-Anhalt, einkauft.

Die Genossenschaft soll in Zusammenarbeit mit der KID Magdeburg GmbH effiziente IT-Lösungen entwickeln und den Mitgliedern der Genossenschaft und damit den Kommunen zur Nutzung bereitstellen, ohne dass sich die Notwendigkeit der Bedarfsdefinition und vorangehender Ausschreibungsverfahren stellen. Die Ausschreibungspflicht entsteht erst auf der Ebene der KID Magdeburg GmbH, die die bestehenden vergaberechtlichen Vorschriften umsetzt.

Durch das geplante Modell der Genossenschaft haben die Mitglieder Zugriff auf effektive und effiziente IT-Dienstleistungen. Folgende Vorteile sind damit verbunden:

?         Durch die Mitnutzung größerer Strukturen beim Betrieb und beim Einkauf von IT lässt sich eine größere Effizienz erreichen und Haushaltsmittel einsparen (Einkaufsgemeinschaft).

?         Einsparung von Ressourcen (Zeit, Planungsleistungen, Haushaltsmittel) durch die Nutzung zentral durchgeführter Ausschreibungen.

?         Änderungen der gesetzlichen Rahmenbedingungen können zeitnah und in Zusammenarbeit mit anderen Kommunen umgesetzt werden.

?         Die zunehmende Komplexität beim Einsatz von IT und die steigenden Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit werden von fachkundigem Personal unterstützt.

Durch die Nutzung der vorhandenen Ressourcen und das Know-how der Genossenschaft können perspektivisch die kommunalen Kernverfahren in kleinen Schritten konsolidiert und vereinheitlicht werden.

Vorteile der Organisationsform Genossenschaft

?         einfache Aufnahme von Mitgliedern ohne besondere formale Anforderungen, wie z.B. einer notariellen Beurkundung;

?         keine Bewertungsprobleme der Genossenschaftsanteile bei Ein- bzw. Austritt;

?         wirtschaftliche und rechtliche Prüfung der Satzung des Geschäftsmodells erfolgt durch den Genossenschaftsverband als unabhängigen Prüfer (unbeschadet der kommunalaufsichtlichen Prüfung bei beabsichtigtem Beitritt einer Kommune);

?         eine Genossenschaft ist eigenorganschaftlich strukturiert, Mitglieder und Handelnde verfolgen dieselben Interessen, eine Fremdorganschaft ist ausgeschlossen.

Gründungsmitglieder waren:

?         die Landeshauptstadt Magdeburg,

?         die Einheitsgemeinde Barleben und

?         die Kommunale Informationsdienste GmbH (KID).

Weiterhin sind Bernburg, Blankenburg, Calbe (Saale), Halberstadt, Haldensleben, Gemeinde Huy, Ilsenburg, Jerichow, Gemeinde Nordharz, Nienburg, Verbandsgemeinde Obere Aller, Osterwieck, Landkreis Saalekreis, Landkreis Stendal, Hansestadt Stendal, Gemeinde Sülzetal, Weißenfels, Verbandsgemeinde Wethautal, Zeitz, Wanzleben und der Burgenlandkreis der Genossenschaft beigetreten.

Konkrete Vorteile für die Stadt Wernigerode

1.       Ausschreibung der zentralen Drucker
Zum 31.12.2013 läuft der Mietvertrag für alle zentralen Drucker der Stadtverwaltung aus. Demzufolge muss in diesem Jahr eine Ausschreibung durchgeführt werden. Durch die Nutzung des vorhandenen Drucker-Rahmenvertrages können Planungsleistungen in Höhe von 11.900 € eingespart werden. Weiterhin ist davon auszugehen, dass der Rahmenvertrag der KITU bessere Konditionen enthält als durch eine selbst durchgeführte Ausschreibung erzielt würde. Der Rahmenvertrag der KITU wurde auf Grundlage einer europaweiten Ausschreibung erstellt.
 

2.       Beschaffung von PCs, Laptops, Monitoren, Arbeitsplatzdrucker, Scanner
Ohne Ausschreibungserfordernis kann die Stadtverwaltung kurzfristig und unbürokratisch Hardware zu günstigen Konditionen beschaffen.
 

3.       Systemseitige Unterstützung durch Fachpersonal
Aktuell geschultes Fachpersonal steht sowohl für Systemsoftware als auch für Fachverfahren zur Verfügung. So z.B. ist die Abkündigung des Betriebssystems „Windows XP“ ein aktuelles Thema (davon sind 100 von etwa 250 PCs betroffen). Erfahrungen mit dem Windows-8-System liegen bisher hier im Hause nicht vor.
 

4.       Erfahrungsaustausch mit anderen Kommunen
Durch themenbezogene Arbeitskreise können Erfahrungen mit aktuellen Entwicklungen und eingesetzten Programmen ausgetauscht werden (z.B. aktuelles Vergaberecht, neues Kinderförderungsgesetz, digitales Dokumentenmanagement, Windows 8).
 

5.       Schrittweise Verlagerung von Fachverfahren
Durch die vorhandene Großrechnerkapazität in Magdeburg können Fachverfahren ins Rechenzentrum verlagert und entsprechen damit den datenschutzrechtlichen Bestimmungen betrieben werden. Um die Erfordernisse gesetzeskonform umsetzen zu können, wäre für die Stadtverwaltung Wernigerode ein erheblicher finanzieller Aufwand notwendig.
Siehe:              § 6 Datenschutzgesetz LSA - Technische und organisatorische Maßnahmen,
                              IT-Grundschutzkatalog des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

6.       Kostengünstige Planungsleistungen

Es bedarf einer fachplanerischen Dienstleistung, die ebenfalls sehr kostengünstig durch die KITU erbracht werden könnte. Diese ist aktuell dringend notwendig: In der letzten Zeit häufen sich die Havariefälle im IT-Bereich: So brachen zuletzt sowohl die Telefon- als auch die Internetverbindung zusammen, wodurch auch die WTG z.B. keine Buchungen von Hotelzimmern vornehmen konnte. Ursache ist die äußerst unzureichende Unterbringung des Serverraumes im Dachgeschoss des Rathauses, der auf Grund der wachsenden technischen Anforderungen immer weiter aufgerüstet wurde und zugleich entsprechend gekühlt werden muss. Inzwischen ist es nicht mehr vertretbar, hier weiter aus Kostengründen Stückwerk zu betreiben, sondern es muss eine Gesamtverlagerung und Neuordnung der Hardware erfolgen. Dies wird auch Auswirkungen auf den Haushalt 2014 haben.

Sollte der Beitritt zur KITU nicht erfolgen, müssten kurzfristig teurere Planungsleistungen an Dritte vergeben werden.

Gaffert

Oberbürgermeister