Die Stadtverwaltung besitzt eine Dienstanweisung Dienstfahrzeugordnung. Dort ist unter Punkt 7 geregelt, dass die private Nutzung der Dienstfahrzeuge durch Dienstkräfte gegen Mietgebühr im Ausnahmefall möglich ist. Bei besonderem dienstlichen Interesse, welches nur durch den Oberbürgermeister, Dezernenten oder den Hauptamtsleiter vorab festzustellen ist, kann das Dienstfahrzeug auch Dritten, die im Interesse der Stadt ehrenamtlich tätig sind, analog den Regelungen für Dienstkräfte überlassen werden.
Ausgenommen hiervon sind die Kleinbusse der Stadtjugendpflege, welche laut Punkt 3 der Entgeltordnung für die Nutzung der offenen Kinder- und Jugendeinrichtungen vermietet werden können. Diese Vermietung unterliegt jedoch ausschließlich dem Zweck der Kinder- und Jugendarbeit. Hierzu wird eine separate Nutzungsvereinbarung mit dem Träger der offenen Kinder- und Jugendeinrichtungen geschlossen. Die Kosten ergeben sich aus der separaten Nutzungsvereinbarung oder können bei bestimmten Kooperationen als immaterielle Förderung kostenfrei zur Verfügung gestellt werden. Die Personen oder Vereine, die zur Mietung berechtigt sind, sind unter § 4 Abs. 2 der Satzung über die Nutzung der offenen Kinder- und Jugendeinrichtungen festgelegt.
Für die Vermietung der Busse der Stadtjugendpflege sind folgende Vermietungskosten festgelegt:
Tages-Kurzmiete (unter 5 Stunden): 30,00 €
Tagesmiete (ab 5 Stunden): 60,00 €.
Für die Vermietung der sonstigen PKWs und Transporter bis 3,5 Tonnen an eigene Dienstkräfte sind folgende Kosten festgelegt:
Kurzmiete: 3,00 € pro Stunde + 0,38 € NG pro km
Tagesmiete: 15,00 € + 0,38 € NG pro km
Der Versicherungsschutz bei einer Vermietung ist abhängig von dem Überlassungsvertrag und von dem Fahrzeug. Alle Fahrzeuge der Stadt sind Vollkasko- und Haftpflichtversichert. Der Selbstbehalt liegt bei 150,00 €, welche vom jeweiligen Mieter übernommen werden müssen. Eine Insassenunfall- oder Reisegepäckversicherung besteht nicht. Teilweise sind die Fahrzeuge international versichert. Die Fahrzeuge haben auch unterschiedliche Autoschutzbriefleistungen.
Für die Vermietung der Kleinbusse der Stadtjugendpflege gibt es entsprechende Vorlagen für Nutzungsvereinbarungen, welche jedoch je nach Zweck angepasst werden.
Die Verantwortung für die Abrechnung der Vermietungserlöse liegt im Rahmen des dezentralen Fuhrparks beim jeweiligen Fachamt.
