008/2025 - Stadtrat
Begründung:
Zum Jahresbeginn 2025 ist die bisherige Stelleninhaberin „SB Beschaffung“ im Rahmen einer Ausschreibung auf eine andere Stelle innerhalb der Verwaltung gewechselt.
Die Stelle „SB Beschaffung“ ist im Schwerpunkt für die zentrale Beschaffung von Bürobedarf, Kleintechnik, Büromöbeln und Fachliteratur zuständig. Damit wird hier fachliches Know-how gebündelt, Doppelbestellungen vermieden und durch die zentrale Beschaffung von Büromöbeln eine Einheitlichkeit und Austauschbarkeit gewährleistet.
Auf der Stelle wird jährlich ein Budget von etwa 320.000 Euro eingesetzt. Dabei sind die zunehmend komplexen formalen Anforderungen im Bereich der Beschaffung sowie Ausschreibung und Vergabe zu beachten. Weitere Herausforderungen bestehen in der doppischen Haushaltsführung sowie der Einführung der elektronischen Rechnungslegung, die von dieser Stelle mitgetragen wird.
Die Stelle „SB Beschaffung“ bildet mit zwei weiteren Stellen „SB Zentrale Dienste“ (Poststelle) sowie der Stelle „Telefonistin/Pförtnerin“ mit den hier zugeordneten Aufgaben sachlich und örtlich einen eigenen Tätigkeitskreis. Daher sind alle drei Stellen im Zusammenhang zu sehen. Zusätzlich wird zukünftig der gesamte elektronische Rechnungsworkflow aller Struktureinheiten in diesem Tätigkeitskreis bearbeitet.
Im Rahmen der Haushaltskonsolidierung wird mit dem Ausscheiden der Dienstkraft „Telefonistin/Pförtnerin“ diese Stelle nicht mehr nachbesetzt, sodass bereits diese Aufgaben vordergründig auf die beiden verbleibenden Stellen (SB Beschaffung und SB Zentrale Dienste) umverteilt werden müssen.
Bei der neu zu besetzenden Stelle der Zentralen Beschaffung handelt es sich um eine Stelle im mittleren Dienst. Im Rahmen der Aufgabenerfüllung sind allgemeine Verwaltungskenntnisse, fundierte Kenntnisse im doppischen Haushaltsrecht sowie im Ausschreibungs- und Vergabewesen erforderlich und bedingen eine qualifizierte Nachbesetzung der Stelle. Diese ist für den internen Verwaltungsbetrieb unverzichtbar.
Diese Stelle ist im Stellenplan in der Stellenübersicht Teil B: Arbeitnehmer unter dem Produkt 1.1.1.10 Zentrale Dienste zu finden (Seite 3 „Stellenübersicht Teil B: Arbeitnehmer“).
Kascha
Oberbürgermeister
Stellenbeschreibung | Stellen-Nr.: 10.1.4.1 |
1. Arbeitsplatzinhaber
Name, Vorname:
| Arbeitszeit: 39 h | Datum der Übernahme des Arbeits-platzes in der aktuellen Ausgestaltung:
|
2. Organisatorische Eingliederung
Funktionsbezeichnung: SB Beschaffung/ Haushalt
| Amt/ SG: 10.1 | |
Unterstellt: SGL 10.1
| Unterstellung: -
| |
Vertretung für: 10.0.1.0 (Fr. Engel) Post Amt 10 + Poststelle
| Vertreten von: SGL 10.1
| |
3. Erforderliche Qualifikation
(Benötigter Ausbildungsberuf, Hochschulabschluss, ggf. zusätzliche Abschlüsse oder Prüfungen)
Verwaltungsfachangestellte/r oder A1 / B1 - Abschluss PKW - Führerschein |
4. Aufgabenbeschreibung
4.1 Kurzdarstellung der wesentlichen Aufgabeninhalte
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1. Beschaffung von Bürobedarf, Kleintechnik, Büromöbeln, Fachbüchern, Zeitschriften, Online- Nachschlagewerke
2. Ausschreibungen, Ausarbeitung Rahmenverträge für Büromittel und -möbel (wiederkehrend alle 2-4 Jahre)
3. Haushaltsplanung
4. Führung Haushaltüberwachungsliste (HÜL), Vorkontierung, Auftragsverwaltung
5. Führen der Bürokasse
6. Vertretung Workflow E-Rechnung in der Poststelle
|
4.2 Detaillierte Aufgabenbeschreibung
Lfd. Nr. | Arbeitsvorgänge / Aufgaben mit Arbeitsschritten
(Bei Bedarf werden weitere Seiten automatisch eingefügt!) | Zeit-anteil in % |
1.
2.
3.
4.
5.
6.
| Beschaffung von Bürobedarf, Kleintechnik, Büromöbeln, Fachbüchern, Zeitschriften, Online-Nachschlagewerke
- Prüfung der Notwendigkeit - Recherche (Preis, Nachhaltigkeit, Qualität, …) - Bestellung
Ausschreibungen, Ausarbeitung Rahmenverträge für Büromittel und -möbel (wiederkehrend alle 2-4 Jahre)
- Ausschreibung unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften (hier: UVgO; Dienstanweisung, Vergaberichtlinie) - Rahmenverträge: Aufträge/ Bestellungen der letzten 2 Jahre auswerten - Aufgrund Auswertung Leistungsverzeichnis erstellen (ca. 150 Positionen - Büromittel; ca. 15 Positionen - Büromöbel) - Verbrauchs- und Kostenschätzung (12.000€ pro Jahr - Büromittel; 30.000€ pro Jahr - Büromöbel) - Allgemeine Anforderungen an Anbieter mit dem Vorgesetzten besprechen - Recherche möglicher Anbieter - Unterlagen an Zentrale Vergabestelle (ZVS) weiterleiten - Auf eventuelle Rückfragen warten - Absprache mit ZVS über Ausschreibungsfrist - Wenn Ausschreibungsende, dann Angebote mit dem Vorgesetzten auswerten - Vergabedokumentation ausfüllen und Auftrag erstellen - Auftrag mit dem Anbieter besprechen und unterschreiben lassen - Kopie aller Unterlagen an die ZVS weiterleiten
Haushaltsplanung
- Eigenverantwortliche Planung für folgende Produkte: 1.1.1.10. 4311000 4421000 4461000 4485000 5252000 5255000 5281000 5429000 5431000 5431400 5458000 5811400 0100.7832000 0200.7831000
- Mitarbeit an der Planung für folgende Produkte: 1.1.1.10. -> 5231000 -> 5232000 -> 5251000 -> 5261000 -> 5271000
Führung Haushaltüberwachungsliste (HÜL), Vorkontierung (Information an Fibu), Auftragsverwaltung
- Aufträge im HKR anlegen - Rechnung annehmen und Eingangsstempel draufsetzen - sachl. und rechn. Kontrolle der Rechnung (Produkte s. o. + Personalrat und Gleichstellungsbeauftragte) - Einpflege neuer Preise in die Datenbank - Eingeben der Rechnung in die Datenbank - Kontierungsbeleg ausdrucken und unterschreiben - Kontierungsbeleg an Fibu weiterleiten
Führen der Bürokasse
- Entgegennahme von Quittungen u.a. bezugnehmend auf die Dienstanweisung Jubiläen - Auszahlen des Rechnungsbetrages und die Auszahlung gegenzeichnen lassen - Eintragen der Quittung in das Kassenbuch - Kontrolle des Bargeldes nach jeder Einzahlung/ Auszahlung - Abrechnung des Kassenbuches - Je Produkt Kontierungsbeleg erstellen - Kassenbuch samt Kontierungsbelege an den Vorgesetzen zur Gegenzeichnung weiterleiten, anschließend zum Fibu - Buchen der Bürokasse beim Fibu, danach erfolgt Info vom Fibu, dass der Scheck ausgefertigt ist - Scheck abholen und bei der Bank einlösen - Bürokasse auffüllen (Kassenlimit: 200€)
Vertretung Workflow E-Rechnung
| 50
20
5
15
5
5 |
Summe: | 100 | |
5. Erforderliche Fachkenntnisse
Lfd. Nr. |
|
zu 1., 2.
3., 4.
5.
| - Unterschwellenvergabeordnung - DA „Vergaberichtlinie“, DA Nachhaltige Beschaffung - Hauptsatzung Stadt Wernigerode
- KVG, KomHVO - DA Anlagenbuchhaltung, DA Haushaltsdurchführung, DA Inventurrichtlinie, DA Rechnungswesen, DA Rückstellungsrichtlinie, DA Jubiläen, DA Dienstfahrzeugordnung, DA Nachhaltige Beschaffung - Hauptsatzung Stadt Wernigerode
- DA Zahlstellen, DA Jubiläen - Verwaltungskostensatzung Stadt Wernigerode
|
6. Besondere Befugnisse
(wie Weisungs- u. Unterschriftsbefugnisse, Handlungsspielräume)
- bis 5000€ (netto) eigene Auftragserteilung - Unterschriftsbefugnisse (siehe Liste Herr John) - Vorkontierung - 200€ Kassenlimit (Bürokasse)
|
7. Unterschriften
7.1 Bestätigung der Aufgabenübertragung durch die/den Vorgesetzte/n: Ich bestätige die Richtigkeit der Pkt. 1 - 6 dieser Stellenbeschreibung. Die Erläuterungen/Ausfüllanweisungen zu diesem Formular habe ich beachtet. | |
Datum:
| Unterschrift und Funktion des Vorgesetzten
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7.2 Kenntnisnahme des Arbeitsplatzinhabers: Vorstehende Aufgaben und Befugnisse wurden dem Arbeitsplatzinhaber verbindlich übertragen. Dieser ist verpflichtet in diesem Rahmen eigenständig zu handeln und im Einzelfall auf Weisung des Vorgesetzten dienstlich notwendige Sonderaufgaben zu übernehmen. Eine Ausfertigung/Kopie mit den ausgefüllten Pkt. 1 - 6 habe ich erhalten. | |
Datum:
| Unterschrift des Arbeitsplatzinhabers
|
8. Stellenbewertung
Bewertungsergebnis: EG 7 | |
Datum: | Unterschrift des Stellenbewerters John |