Herr Radünzel führt in die vorliegende Beschlussvorlage ein. Ziel ist es, auch in einer Pandemielage Ratssitzungen in Form von virtuellen Sitzungen sicherstellen zu können. Daher wurde nun diese Änderung der Geschäftsordnung des Stadtrates in den Geschäftsgang gebracht. Gleichzeitig erfolgt eine Aktualisierung der Geschäftsordnung.
Er macht jedoch klar, dass die virtuellen Sitzungen nur auf Notlagen beschränkt sind.
Die Änderungsvorlage 002/01/2021 ist eine eigene Änderung der Verwaltung. Auf Hinweis der Kommunalaufsicht sollen die Regelungen zu Einwohnerfragestunden sowohl in die Hauptsatzung als auch in die Geschäftsordnung des Stadtrates aufgenommen werden. Hierzu wird voraussichtlich noch eine weitere Änderungsvorlage von der Verwaltung eingebracht, da das Kommunalverfassungsgesetz Fragen zu Tagesordnungspunkten durch Einwohner zulässt.
Laut dem Ausschussvorsitzenden steht es dem Fachausschuss frei, sich mit Änderungsvorlagen zu befassen oder eine Empfehlung der Gesamtvorlage abzugeben. Er schlägt daher vor, die endgültige Diskussion über die zahlreichen Änderungsvorlagen dem Stadtrat und dem Hauptausschuss zu überlassen.
Herr Härtel stellt daher den Antrag auf Nichtbefassung mit den Änderungsvorlagen. Dieser wird mit 8 Ja-Stimmen und 1 Nein-Stimme mehrheitlich angenommen.
Herr Mau sieht ein Problem im § 2 (Vertraulichkeit), da die Unterlagen auch für die nichtöffentlichen Teile von Sitzungen durch die Stadtverwaltung unverschlüsselt per E-Mail verschickt werden. Er regt daher eine Änderung in der Vorgehensweise an.
Herr Radünzel versichert, dass die Bereitstellung der notwendigen Informationen immer sicher erfolgt. Ziel ist auch, die Informationen barrierearm und technisch sicher zur Verfügung zu stellen. Es muss dabei immer auch eine Abwägung erfolgen, da sich in den Sicherungen/ Verschlüsselungen sehr schnell Änderungen ergeben. Die größtmögliche Sicherheit kann nur durch die persönliche Einsichtnahme im Büro gewährleistet werden.
Das große Ziel soll immer eine rechtssichere und praktikable Zur-Verfügung-Stellung der notwendigen Unterlagen sein.
Herr Härtel fragt nach, wie bei virtuellen Sitzungen die Nichtöffentlichkeit gewährleistet werden soll. Wie erfolgt ein Schutz vor illegaler Aufzeichnung der Sitzung? Er sieht derzeit noch keine praktikable Lösung für die Durchführung von Hybridsitzungen. Damit alles reibungslos funktioniere, müsste seiner Ansicht nach ein Mitarbeiter der IT immer dabei sein. Auch hierbei sieht er noch Probleme.
Weiterhin fragt er nach, ob die finanziellen Mittel vorhanden sind, um alle Stadträte, sachkundigen Einwohner sowie die Verwaltungsmitarbeiter mit entsprechender Technik auszustatten. Er bittet um eine Beantwortung der Fragen bis zur nächsten Sitzung des Stadtrates.
Herr Radünzel beantwortet die Fragen wie folgt:
Die absolute Vertraulichkeit lässt sich technisch nicht sicherstellen. Bei nichtöffentlichen Sitzungsteilen müsste dann ggf. ein Störsender aktiviert werden. Er appelliert daher auch an die Eigenverantwortung der Sitzungsteilnehmer.
Zur personellen Situation teilt er mit, dass bereits jetzt schon für die Vorbereitung der Sitzungen ein gewisser personeller Aufwand im Hauptamt notwendig ist. Ein Mehraufwand wäre in Zukunft daher so gut wie nicht vorhanden.
Der derzeitige Ausstattungsstand mit entsprechender Technik ist als gut einzuschätzen. Perspektivisch ist vorgesehen, alle stationären Rechner im turnusmäßigen Wechsel auf Laptops umzustellen. Damit wurde bereits begonnen. Diskussionsbedarf sieht er noch bei der Aufwandsentschädigung für entsprechende Technik der Stadtratsmitglieder.
In Bezug auf das Versenden der nichtöffentlichen Unterlagen schlägt Herr Mau vor, die Beschlussvorlagen nicht mehr direkt zu übermitteln, sondern nur noch die Information zu geben, dass diese im System zur Verfügung stehen.
Auch Herr Schicker sieht noch Klärungsbedarf bei einigen Dingen und ist der Meinung, dass die Unterlagen nicht nochmal verschickt werden brauchen, wenn sie online zur Verfügung stehen.
Laut Herrn Rothert werden als Begründung für virtuelle Sitzung Notlagen wie eine Pandemie oder Katastrophen angegeben. In Zukunft werden wir aber auch immer mehr starke Unwetterereignisse oder extreme Hitzetage haben. Auch bei solchen Extremwetterlagen sollten seiner Ansicht nach virtuelle Sitzungen möglich sein.
Diese Argumentation kann Herr Radünzel nachvollziehen. Es gibt dabei jedoch große formale Probleme (z.B. bei der Bekanntmachung mit Datum und Ort), da solche Wetterlagen nicht sehr weit im Voraus feststehen. Das Kommunalverfassungsgesetz gibt dazu auch strikte Beschränkungen, denn in der Regel sollen die Sitzungen direkt stattfinden. Der Gesetzgeber ist bei den virtuellen Sitzungsformen sehr restriktiv.
Nachdem es keine weiteren Wortmeldungen gibt, stellt der Ausschussvorsitzende die Gesamtvorlage 002/2021 zur Abstimmung.
