108/2025 - Stadtrat
Begründung:
Nach einer internen Umsetzung ist die Stelle als „Sachbearbeiter/in Kindertagesstätten“ ab dem 01.01.2026 neu zu besetzen. Dabei handelt es sich um eine befristete Beschäftigung für voraussichtlich 1 Jahr durch eine Elternzeitvertretung an anderer Stelle.
Die Nachbesetzung der vakanten Stelle in der Kitaverwaltung ist aus dringenden organisatorischen und betrieblichen Gründen erforderlich. Die Kitaverwaltung ist zentral für die Sicherstellung des laufenden Betriebs der Kindertageseinrichtungen, insbesondere in den Bereichen Platzvergabe, Elternkommunikation, Kontrolle der Zahlungseingänge und Bearbeitung offener Forderungen, Personalplanung sowie Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Fristen.
Durch den Wegfall der bisherigen Stellenbesetzung kommt es zu erheblichen Mehrbelastungen im Team, Verzögerungen in der Bearbeitung, Sicherstellung von Vertretungssituationen und einer erhöhten Fehleranfälligkeit. Trotz des demografisch bedingten Rückgangs der Kinderzahlen bleibt der Stellenbedarf in der Verwaltung unserer Kindertageseinrichtungen auf einem gleichbleibenden Niveau. Dies ist auf mehrere strukturelle und gesetzliche Entwicklungen zurückzuführen.
- Ein signifikanter Anteil des Verwaltungsaufwands entfällt zunehmend auf individuelle Beratungs- und Unterstützungsleistungen für Familien – insbesondere mit Migrationshintergrund oder in herausfordernden sozialen Lebenslagen. Dieser Trend hat sich in den vergangenen Jahren verstärkt und zeigt sich unter anderem in folgenden Bereichen:
- Erhöhter Beratungsbedarf von Eltern in Fragen der Kostenbeiträge, Platzvergabe, rechtlicher Rahmenbedingungen. Familien mit geringen Deutschkenntnissen oder ohne Erfahrung im deutschen Verwaltungssystem benötigen hierbei besonders intensive Unterstützung.
- Begleitung und Unterstützung bei der Beantragung der Übernahme von Elternbeiträgen durch das Jugendamt gemäß § 90 SGB VIII.
- Antragsunterstützung im Rahmen des Bildungs- und Teilhabepakets (BuT) für das Mittagessen.
- Die gesetzlich verankerte Geschwisterermäßigung in Sachsen-Anhalt führt zu einem zusätzlichen Verwaltungsaufwand in der Kitaverwaltung. Dieser entsteht insbesondere durch folgende Aufgaben:
- Prüfung der Anspruchsberechtigung: Die Ermittlung, ob und in welcher Höhe eine Geschwisterermäßigung greift, erfordert eine regelmäßige und sorgfältige Prüfung der Familiensituation, insbesondere bei wechselnden Betreuungsverhältnissen, getrenntlebenden Elternteilen oder bei Veränderungen im Familienstand.
- Abrechnung und Dokumentation: Die korrekte Berechnung und Verbuchung der reduzierten Elternbeiträge sowie die Dokumentation der Ermäßigungen im Abrechnungssystem binden personelle Ressourcen. Dies betrifft sowohl interne Verwaltungsvorgänge als auch die Kommunikation mit Jugendämtern und Kassen.
- Haushälterische Aufteilung: Die Umsetzung der Ermäßigung wirkt sich direkt auf die Einnahmesituation der Einrichtungen bzw. Träger aus.
Diese dargestellten Aufgaben sind notwendig, verursachen jedoch einen nicht zu unterschätzenden personellen Mehraufwand, der unabhängig von der Gesamtzahl der betreuten Kinder geleistet werden muss. Die organisatorische Zusammenführung bzw. eine anteilige Aufgabenübertragung auf vorhandene Stellen im Amtsbereich wurde geprüft und als derzeit nicht umsetzbar bewertet.
Die Neubesetzung der Stelle erfordert mindestens die Qualifikation einer/eines Verwaltungsfachangestellten (VFA), denn nur diese Ausbildung vereint die Vermittlung von fundierten Kenntnissen im Haushaltsrecht der öffentlichen Verwaltung, eng verbunden mit der Kenntnis öffentlicher Rechtsvorschriften und deren praktischer Anwendung im Ausschreibungsverfahren. Eine Besetzung der Stelle mit Quereinsteigern mit einer sonstigen kaufmännischen Ausbildung, sollte daher nur im Fall eines Bewerbermangels vorgenommen werden.
Diese Stelle ist im Stellenplan 2026 in der Stellenübersicht Teil B: Arbeitnehmer unter dem Produkt 3.6.5.02.17 Kita- Verwaltung zu finden (Seite 12 „Stellenübersicht Teil B: Arbeitnehmer“).
Kascha
Oberbürgermeister
Stellenbeschreibung | Stellen-Nr.: 50.2.5.1 |
1. Arbeitsplatzinhaber
Name, Vorname:
| Arbeitszeit: 35 h | Datum der Übernahme des Arbeits-platzes in der aktuellen Ausgestaltung:
|
2. Organisatorische Eingliederung
Funktionsbezeichnung: SB Kindertagesstätten
| Amt/ SG: 50.2
| |
Unterstellt: SGL 50.2
| Unterstellung: -
| |
Vertretung für: 50.2.5.*
| Vertreten von: 50.2.5.*
| |
3. Erforderliche Qualifikation
(Benötigter Ausbildungsberuf, Hochschulabschluss, ggf. zusätzliche Abschlüsse oder Prüfungen)
Abschluss Verwaltungsfachangestellte bzw. Abschluss B l- Lehrgang
gute Kenntnisse MS-Office-Programme, physische und psychische Belastbarkeit, Einsatzbereitschaft und Flexibilität, Beratungskompetenz, Entscheidungskompetenz, Sozialkompetenz |
4. Aufgabenbeschreibung
4.1 Kurzdarstellung der wesentlichen Aufgabeninhalte
|
1. Abschluss und Änderung von Betreuungsverträgen und Erstellen von Bescheiden 2. Kontrolle der Zahlungseingänge und Bearbeitung offener Forderungen 3. Haushaltsmäßige Bearbeitung von Einnahmen aus Elternbeiträgen, Zahlungen des Landkreises 4. Statistische Datenerhebung |
4.2 Detaillierte Aufgabenbeschreibung
Lfd. Nr. | Arbeitsvorgänge / Aufgaben mit Arbeitsschritten
(Bei Bedarf werden weitere Seiten automatisch eingefügt!) | Zeit-anteil in % |
1.
2.
3.
4. | Abschluss und Änderung von Betreuungsverträgen und Erstellen von Bescheiden
Kontrolle der Zahlungseingänge und Bearbeitung offener Forderungen
Haushaltsmäßige Bearbeitung von Einnahmen aus Elternbeiträgen, Zahlungen des Landkreises Harz
Statistische Datenerhebung
| 50
30
10
10
|
Summe: | 100 | |
5. Erforderliche Fachkenntnisse
Lfd. Nr. |
|
zu 1.-4. | KiFöG-LSA einschließlich Verordnungen, SGB VIII, Tageseinrichtungsbenutzungs- und Kostenbeitragssatzung, Verpflegungsentgeltsatzung, DA Stundung, Niederschlagung, Erlass, BGB, KomHVO, GemKVO, Gliederungs- und Gruppierungsvorschriften, DA Anordnungswesen, DA Zahlstellen, Forderungsbewertungsrichtlinie
|
6. Besondere Befugnisse
(wie Weisungs- u. Unterschriftsbefugnisse, Handlungsspielräume)
|
7. Unterschriften
7.1 Bestätigung der Aufgabenübertragung durch die/den Vorgesetzte/n: Ich bestätige die Richtigkeit der Pkt. 1 - 6 dieser Stellenbeschreibung. Die Erläuterungen/Ausfüllanweisungen zu diesem Formular habe ich beachtet. | |
Datum:
| Unterschrift und Funktion des Vorgesetzten
|
7.2 Kenntnisnahme des Arbeitsplatzinhabers: Vorstehende Aufgaben und Befugnisse wurden dem Arbeitsplatzinhaber verbindlich übertragen. Dieser ist verpflichtet in diesem Rahmen eigenständig zu handeln und im Einzelfall auf Weisung des Vorgesetzten dienstlich notwendige Sonderaufgaben zu übernehmen. Eine Ausfertigung/Kopie mit den ausgefüllten Pkt. 1 - 6 habe ich erhalten. | |
Datum:
| Unterschrift des Arbeitsplatzinhabers
|
8. Stellenbewertung
Bewertungsergebnis: EG 7 TVöD | |
Datum: | Unterschrift des Stellenbewerters |