Gemäß KVG LSA sowie der Geschäftsordnung des Stadtrates der Stadt Wernigerode muss die Niederschrift spätestens zur nächsten Sitzung des jeweiligen Gremiums vorliegen, um die Genemigung durch das Gremium zu ermöglichen.
Die Stadtverwaltung ist dennoch bemüht, die Niederschriften schnellstmöglich bereitszustellen und bedauert eine verspätete Verfügbarkeit der Niederschriften zu den Ausschüssen des Stadtrates, insbesondere im 2. Halbjahr 2025.
Nach Rücksprache mit den Fachämtern war eine Vielzahl von unterschiedlichen Umständen ursächlich für die Verzögerungen, die teilweise auch zusammengefallen sind, u.a.:
- hoher Arbeitsaufwand für die Verschriftlichung langer Sitzungen mit komplexen Diskussionssachverhalten;
- konkurrierende Arbeitsaufträge der Protokollführer;
- krankheits-, fortbildungs- oder urlaubsbedingte Abwesenheiten der Protokollführer und/oder der Führungskräfte, die die Protokolle freigeben müssen;
- verspätete Rückmeldungen der Ausschussvorsitzenden, die ebenfalls die Niederschriften vor Veröffentlichung freigeben müssen.
Im Wesentlichen lässt sich festhalten, dass der Prozess der Protokollerstellung am zeitintensivsten ist. Daher hat die Stadtverwaltung eine Software beschafft, die zukünftig die Audioaufnahmen der Sitzungen verschriftlichen und KI-unsterstützt zusammenfassen wird. Die beschaffte Lösung ist eine deutsche Entwicklung, die speziell auf die Anforderungen deutscher Kommunen zugeschnitten ist und auch alle sicherheitstechnischen und datenschutzrechtlichen Vorgaben erfüllt. Diese Software soll bereits im letzten Beratungsturnus des Jahres zur Anwendung kommen und den Zeitraum bis zur Verfügbarkeit der Niederschriften spürbar verkürzen.
Hierzu ist die Stadtverwaltung jedoch auch auf die Mitarbeit und Disziplin der Stadtratsmitglieder angewiesen. Die Software kann ihre Vorteile nur bei Vorliegen einer Audioaufzeichnung mit guter Qualität ausspielen. Dazu ist es notwendig, Redebeiträge in eingeschaltete Mikrofone zu sprechen. Die im Ratssaal sowie der Ratswaage eingesetzten Mikrofone sind zur Vermeidung von Störgeräuschen explizit nicht als Raummikrofone ausgelegt und benötigen zur Aufnahme eine geringe Entfernung zur sprechenden Person.
Im Übrigen möchten wir darauf hinweisen, dass die Audioaufzeichnungen unmittelbar nach den Sitzungen im Ratsinformationssystem zur Verfügung stehen und in Verbindung mit der Tagesordnung auch ein zielgerichtetes Nachhören einzelner Sachverhalte ermöglichen.
Weiterhin hoffen wir auf einen kollegialen Austausch zu Sitzungsverläufen in den Fraktionen.
Davon unbenommen steht Ihnen natürlich auch das Ratsbüro zur Verfügung, sofern Sie auf der Suche nach speziellen Informationen zum Beratungsturnus sind.
