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Beratungsfolge

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Der Stadtrat beschließt die befristete Nachbesetzung der Stelle „Sachbearbeiter/in Haushalt/ Verwaltungskraft“ mit 35 Stunden wöchentlich in der Entgeltgruppe 6 TVöD.

        

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Art der Aufgabe:

 

 

Freiwillige Aufgabe

X

Pflichtaufgabe

 

Finanzielle Auswirkungen:

 

Buchungsstelle/Maßnahmen-Nr.: 1.1.1.14.5012000/5022000/5032000

 

 

keine finanziellen Auswirkungen

EUR

 

Gesamteinnahmen* in Höhe von:

EUR

X

Gesamtausgaben* in Höhe von: 

*Bei unbefristeten/lfd. Angelegenheiten ist die Jahresangabe erforderlich!

49.200 EUR

 

 

X

Mittel stehen im laufenden HH zur Verfügung

 

keine

 

einmalige

 

Laufende Folgekosten/-leistungen i.H.v.

EUR/Jahr

 

 

 

 

 

(Auswirkungen i.d. Folgejahren einschätzen, ggf. detaillierte in Anlage)

 


Nachhaltigkeitseinschätzung nach dem Augsburger Modell:

Bei der Anwendung der Nachhaltigkeitseinschätzung handelt es sich um eine Übergangslösung, die als Lernprozess zu verstehen ist, bis mit dem Stadtentwicklungskonzept eigene Wernigeröder Leitlinien genutzt werden können.

 

 

rdernd

kein Effekt

hemmend

 

 

rdernd

kein Effekt

hemmend

Ökologische Zukunftsfähigkeit

Bitte ein „x“ eintragen

 

Wirtschaftliche Zukunftsfähigkeit

Bitte ein „x“ eintragen

Ö1. Klima schützen

 

 

X

 

 

W1. Wernigerode als Wirtschaftsstandort stärken

 

X

 

Ö2. Energie- und Materialeffizienz verbessern

 

 

X

 

 

W2. Leben und Arbeiten verknüpfen

 

X

 

Ö3. Biologische Vielfalt erhalten und entwickeln

 

X

 

 

W3. Soziales und ökologisches

Wirtschaften fördern

 

X

 

Ö4. Natürliche Lebensgrundlagen

bewahren

 

X

 

 

W4. Finanzen nachhaltig generieren und einsetzen

 

X

 

Ö5. Ökologisch mobil sein für alle

ermöglichen

 

X

 

 

W5. Flächen und Bebauung nachhaltig entwickeln und gestalten

 

X

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Soziale Zukunftsfähigkeit

 

 

 

 

Kulturelle Zukunftsfähigkeit

 

 

 

S1. Gesundes Leben ermöglichen

 

 

X

 

 

K1. Wernigerode als selbstbewusste

Mittelstadt begreifen

 

X

 

S2. Bildung ganzheitlich leben

 

 

X

 

 

K2. Werte reflektieren und vermitteln

 

 

X

 

S3. Sicher leben - Risiken minimieren

 

 

X

 

 

K3. Vielfalt leben

 

 

X

 

S4. Allen die Teilhabe an der Gesellschaft ermöglichen

 

X

 

 

K4. Beteiligung und bürgerschaftliches Engagement stärken und weiterentwickeln

 

X

 

S5. Sozialen Ausgleich schaffen

 

 

X

 

 

K5. Kunst und Kultur wertschätzen

 

 

X

 

        

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Begründung:

Im Dezernat II sind bislang zwei Schreib- und Verwaltungskräfte unmittelbar dem Dezernenten zugeordnet. Während eine Dienstkraft vorrangig die Büroführung und Assistenz des Dezernenten wahrnimmt, liegt der Schwerpunkt der zweiten Stelle in der Haushaltssachbearbeitung für die Bauverwaltung sowie die Dezernatsebene. Weiterhin werden organisatorische Aufgaben wahrgenommen, die der Stellenbeschreibung entnommen werden können.

 

Durch Aufgabenverschiebungen in der Gremienbetreuung durch die Einrichtung des Personalausschusses, ist es notwendig über diese Stelle auch die Protokollführung bei Ortschaftsratssitzungen sicherzustellen. Diese Aufgabe war regulär zwischen dem Büro OB und dem Ratsbüro aufgeteilt. Die Vor- und Nachbereitung der Ortschaftsratssitung sowie sonstige Betreuung der Ortsbürgermeister und Ortsschaftsratsmitglieder findet weiterhin geschlossen im Ratsbüro statt. Die Einzelbelastung der Kolleginnen durch Abendtermine soll jedoch breiter verteilt und damit reduziert werden.

 

Unglücklicherweise ist die Stelleinhaberin der zweitgenannten Stelle beim DII bereits seit längerer Zeit erkrankt und eine Rückkehr bislang nicht absehbar. Daher strebt die Verwaltung eine befristete Einstellung einer Fachkraft für Büromanagement oder vergleichbar als Abwesenheitsvertretung an.

 

Diese Stelle ist im Stellenplan in der Stellenübersicht Teil B: Arbeitnehmer unter dem Produkt 1.1.1.14 Gebäudemanagement zu finden (Seite 4 „Stellenübersicht Teil B: Arbeitnehmer“).

 

 

 

 

 

Kascha

Oberbürgermeister   

 

 

 

 

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Stellenbeschreibung

Stellen-Nr.:   02.0.2.0

 

 

 

 

1. Arbeitsplatzinhaber

Name, Vorname:  

 

Arbeitszeit:

35 h

Datum der Übernahme des Arbeits-platzes in der aktuellen Ausgestaltung:

 

 

 

 

2. Organisatorische Eingliederung

Funktionsbezeichnung:   SB Haushalt / Verw.kraft

 

Amt/ SG:  D II

 

Unterstellt:   D II

 

Unterstellung:   -

 

Vertretung für:   02.0.1.0 (Fr. Römer)

 

 

Vertreten von:  

 

 

 

3. Erforderliche Qualifikation

    Benötigte Ausbildung - ggf. zusätzliche Anforderungen (Abschlüsse, Prüfungen, Führerschein etc.)

Abschluss als Verwaltungsfachangestellte/r, Berufsabschluss im kaufmännischen Bereich oder vgl.

 

 

 

4.   Aufgabenbeschreibung

4.1 Kurzdarstellung der wesentlichen Aufgaben

Lfd.

Nr.

  • Wird genutzt für Stellenausschreibungen, Arbeitszeugnisse etc.
  • Eine ausführliche Beschreibung nehmen Sie bitte unter Pkt. 4.2 vor!

 

1.

 

2.

 

Haushaltssachbearbeitung Amt 60

 

Allgemeine Vorzimmertätigkeiten für D II

 

4.2 Detaillierte Aufgabenbeschreibung

Lfd.

Nr.

Aufgaben mit Arbeitsschritten

 

(Bei Bedarf werden weitere Seiten automatisch eingefügt!)

Zeit-anteil in %

Zu 1.

 

1.1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2

 

 

 

 

 

1.3

 

 

 

1.4

 

 

 

 

1.5

 

 

 

 

1.6

 

 

 

 

 

 

1.7

 

 

 

 

 

 

Zu 2.

 

Haushaltssachbearbeitung Amt 60

 

Bearbeiten von Rechnungen

- rechnerische Kontrolle, Abschlagskontrolle

- Gültigkeit der Freistellungsbescheinigungen (Bauabzugsteuer) der Firmen 

  überprüfen und vermerken

- bei Unstimmigkeiten - Unklarheiten mit SB/Bauleitern abklären

- geänderte Rechnungen den Firmen anzeigen, Schlussrechnung

- Erstellen der Kontierungsbelege - inkl. Ermittlung Buchungsstelle, Kostenstelle,

  Kostenträger, Eintragen von ABI und Kassenkonto

- Einholen der Unterschriften

- Ablage

 

hren von Haushaltsüberwachungslisten (HÜL)

- je Buchungsstelle u. Objekt

- Aufträge / Verträge erfassen und Setzen von Vormerkungen

- Überwachung der Deckungskreise

- Abstimmung mit dem Finanzprogramm

 

Bearbeiten von über- und außerplanmäßigen Ausgaben

- mit SB/Bauleitern Deckungsquellen ermitteln

- Anzeige bei der Kämmerei und nach Bestätigung Änderung der Sachkonten

 

Erfassen des monatlichen Mittelbedarfs

- Einrichten des Erfassungsblattes

- monatliche Anfrage bei den Produktverantwortlichen u. gesammelte Meldung an

  Stadtkasse

 

Insolvenzmeldungen

- Weiterleitung von der Stadtkasse an Fachämter des D II

- Erfassen von Hinweisen u. Rückmeldung an die Stadtkasse

- Führen einer Insolvenz-Datei

 

Jahresabschlussarbeiten

- Prüfung auf bestehende Ermächtigungen/Rückstellungen sowie Auflösung der

  Ermächtigungen u. Rückstellungen hinsichtlich Instandhaltungen nach Ermessen

- Beantragung von Ermächtigungen u. Rückstellungen nach fortlaufenden

  Mnahmen

- Erstellen von Übersichten zum Kontenstand

 

Koordinierung der jährlichen Haushaltsplanung

- Zusammenstellung der Konten in Zusammenarbeit mit den Bauleitern

- Ermittlung Mehr-oder Minderbedarf, Formulierungen von Begründungen

- Zuordnung des Bedarfs anhand Kontenrahmenplan

- Einreichung bei den Finanzbuchhaltern

 

 

Allgemeine Vorzimmertätigkeiten D II, wie

 

- Allgem. Schreibarbeiten,

- Führen von Urlaubslisten, Krankmeldungen, Anwesenheitslisten,

- Materialverwaltung,

- Postein- und -ausgang,

- Terminplanung,

- Telefonvermittlung

- Zeiterfassung ARES für Fachämter DII

- Vor- und Nachbereitung von Räumen, Technik und Catering

52

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

48

Summe:

100

 

5. Erforderliche Fachkenntnisse

Lfd.

Nr.

  • Welche Fachkenntnisse werden unter Bezug auf Pkt. 4.2 regelmäßig u. in welchem Umfang benötigt?
  • Handwerklich Beschäftigte geben zusätzlich die zu bedienenden Maschinen, techn. Anlagen etc. an!

Zu 1.

 

 

 

 

Zu 2.

KomHVO, § 44 LHO, § 105 KVG LSA, Verwaltungskostensatzung, Auszugskenntnisse VwKostG, sowie ergangene Fördermittelbescheide,

DA Haushaltsdurchführung, DA Anordnungswesen, DA Bewertungsrichtlinie, DA Aktivierungsrichlinie, DA Rechnungslegung

 

PC-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel), DIN 5008

 

 

 

 

6. Besondere Befugnisse

    (Weisungs- u. Unterschriftsbefugnisse, Handlungsspielräume, etc.)

 

 

 

7. Unterschriften

7.1 Bestätigung der Aufgabenübertragung durch die/den Vorgesetzte/n:

Ich bestätige die Richtigkeit der Pkt. 1 - 6 dieser Stellenbeschreibung.

Die Ausfüllhinweise zu diesem Formular habe ich beachtet.

Datum:  

 

Unterschrift und Funktion des Vorgesetzten

 

 

7.2 Kenntnisnahme des Arbeitsplatzinhabers:

Vorstehende Aufgaben und Befugnisse wurden dem Arbeitsplatzinhaber verbindlich übertragen. Dieser ist verpflichtet in diesem Rahmen eigenständig zu handeln und im Einzelfall auf Weisung des Vorgesetzten dienstlich notwendige Sonderaufgaben zu übernehmen.

Eine Ausfertigung/Kopie mit den ausgefüllten Pkt. 1 - 6 habe ich erhalten.

Datum:  

 

Unterschrift des Arbeitsplatzinhabers

 

 

8. Stellenbewertung

Bewertungsergebnis:   EG 6 TVöD

Datum:  

 

Unterschrift Hauptamt

 

        

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