Herr Friedrich und Herr Hulzer gaben Informationen zur Beschlussvorlage. Die Stadt Wernigerode stellte zum 01.01.2014 ihr komplettes Rechnungswesen auf das System der Doppelten Buchführung (Doppik) um. Damit ergibt sich die Pflicht (KVG LSA) eine Eröffnungsbilanz für die Stadt Wernigerode zu erstellen. Rund 10 Jahre hat die Verwaltung daran gearbeitet und kann jetzt eine geprüfte Eröffnungsbilanz vorlegen, die den Stand der Stadt zum Einführungsstichtag aufzeigt.
Herr Arends und Herr Fischer von der Ülzener Doppik Beratungsgesellschaft mbH stellte anhand einer Präsentation die Eröffnungsbilanz vor. (siehe Anlage)
Das RPA hat die Eröffnungsbilanz begleitend geprüft. Der Prüfbericht wird im Stadtrat am 09.11.2017 vorgelegt. Frau Drogan sagte folgendes zur Eröffnungsbilanz:
Die Einführung der Doppik in der Stadt Wernigerode zum 01.01.2014 stellte die Mitarbeiter der Stadtverwaltung vor eine Aufgabe, deren Umfang zu diesem Zeitpunkt keiner erahnte. So scheint es nicht verwunderlich, dass viele Fachbereiche und insbesondere deren Leiter, die Notwendigkeit ihrer Mitarbeit bei der Lösung dieser Aufgabe erst sehr spät realisierten.
Zur Einführung der Doppik war es notwendig, die tatsächlichen Vermögensverhältnisse der Stadt Wernigerode zu ermitteln und in einer Eröffnungsbilanz darzustellen. Aufgabe des RPA ist es, gem. § 114 KVG LSA die Eröffnungsbilanz zu prüfen. Das RPA der Stadt Wernigerode sah sich in der Pflicht, bereits während der Bewertung des Vermögens begleitend zu prüfen. Nur so war es möglich, Feststellungen und Unstimmigkeiten im Wesentlichen noch während der Bilanzerstellung zu klären. Daraus entstandener Korrekturbedarf wurde mit den Mitarbeitern der Kämmerei abgestimmt, und von diesen in die Bilanz eingearbeitet.
Ausgangspunkt für die Ermittlung des Vermögens war eine Erstinventur des gesamten Inventars der Stadt Wernigerode. Auf der Grundlage der Inventurrichtlinie vom 17.03.2010 (Aktualisierung zum 02.12.2013) wurden im Zeitraum 2012 und 2013 in der Stadt Wernigerode Ersterfassungen der Vermögensgegenstände für die Erstellung von Zähllisten vorgenommen, die permanent in unseren HKR-System eingearbeitet wurden. Zum Stichtag 31.12.2013 erhielten alle Inventurbereiche die vorgefertigten Zähllisten zur Ergänzung bzw. Aktualisierung. Die eigentliche Inventur fand im Januar 2014 statt, wobei durch die Aufnahmeteams das Vier-Augen-Prinzip gewährleistet wurde. Die Inventurergebnisse wurden anschließend ausgewertet, die Bilanzwerte geprüft und in die Anlagebuchhaltung übernommen.
Im HKR-Programm der Stadt Wernigerode sind die Ergebnisse der Inventur im Menü „Vermögensverwaltung-Inventar“ eingestellt und für Mitarbeiter zugänglich.
Das RPA führte im Zeitraum vom Mai bis August 2015 eine Prüfung zur Einhaltung der in der Inventurrichtlinie festgelegten Grundsätze und Verfahren, sowie Tiefenprüfungen in zehn der rund fünfzig gebildeten Inventurbereiche durch. Unstimmigkeiten wurden mit der zentralen Inventurleitung ausgewertet und bereinigt.
Ab 2015 wurden dem RPA von der Kämmerei sukzessive Unterlagen über bewertetes Vermögen zur Prüfung zugearbeitet. So war es möglich, mit einigem Aufwand, jede Bilanzposition einer Vollprüfung zu unterziehen.
Ein wesentlicher Prüfungsaspekt einer jeden EÖB ist neben der Prüfung der Vermögenserfassung die Prüfung der Vermögensbewertung.
So wurden die Bewertung der abzubildenden Vermögensgegenstände, getrennt nach Anlagevermögen und Umlaufvermögen, sowie das Fremdkapital, getrennt nach Verbindlichkeiten und Rückstellungen und die Sonderposten umfassend geprüft.
Ein wichtiger Schwerpunkt neben der zahlenmäßigen Prüfung der Bilanzpositionen war dabei die Prüfung der Dokumentation. Hier ist zu jeder Position der Weg von der Erfassung über die Bewertung bis zur zahlenmäßigen Einbuchung in die Bilanz für einen Dritten nachvollziehbar darzustellen.
Die Prüfung durch das RPA gestaltete sich dabei sehr unterschiedlich. Es wurden dafür die verschiedensten Unterlagen und Hilfsmittel herangezogen:
z.B. das Straßenverzeichnis, Brückenbücher, Grundbücher, Katasterunterlagen des automatisierten Liegenschaftsbuches einschließlich des Geoinformationssystems, Grablisten, Versicherungswerte, Belege und Rechnungen, Verwendungsnachweise, Haushaltsüberwachungslisten, Verträge….und die von der Kämmerei erstellten Zähllisten und Nachweise mit umfangreicher Fotodokumentation.
Die Dokumentation der Bewertung durch die Kämmerei ist nach Auffassung des RPA besonders positiv hervorzuheben. Aus jeder Akte mit umfassender Beschreibung des Vermögens, gehen die Bewertungsgrundlagen, -methoden und -ergebnisse hervor. Besonderheiten werden dabei ausführlich dargestellt. Das Vermögen der Stadt zum 01.01.2014 ist rein optisch in 151 Ordnern der Kämmerei dargestellt.
Jede Akte wurde vom RPA geprüft. Die 180 Gebäudeakten, 569 Straßen- bzw. Straßenabschnittsakten, 87 Brückenakten. Nach Prüfung gab es einen Sichtvermerk des RPA in jede Akte.
Nach erfolgter Prüfung aller Akten wurde für das jeweilige Bilanzkonto ein Prüfvermerk für die Kämmerei und zum Verbleib im RPA erstellt.
Die Werte wurden anschließend in der Kämmerei aus den erstellten Excel-Tabellen in die Anlagebuchhaltung übernommen.
Die Ergebnisse der Anlagebuchhaltung wurden nochmals vom RPA abgestimmt. Bei geringen Differenzen wurde der Wert der Anlagebuchhaltung für die Erstellung der Bilanz zu Grunde gelegt.
In der abschließenden Prüfung der Eröffnungsbilanz (vorgelegt am 05.10.2017) durch das RPA wurden die Werte der Bilanz mit den bereits vorliegenden Prüfungsfeststellungen der einzelnen Positionen abgeglichen und die Anhänge der Bilanz auf Vollständigkeit geprüft. Ebenso wurden die formelle Darstellung der Bilanz, sowie die Verwendung der verbindlichen Muster in die Prüfung einbezogen.
Am 09.10.2017 konnte das RPA der Stadt Wernigerode den Bericht über die Prüfung der Eröffnungsbilanz mit dem Bestätigungsvermerk abschließen.
Herr Wurzel bittet die Präsentation allen Stadträten zur Kenntnis zu geben.
Der Jahresabschluss 2014 wird so schnell wie möglich vorgelegt.
