Vorlage - 103/2015  

Der Stadtrat beschließt die Richtlinie für die digitale Stadtratsarbeit in der Stadt Wernigerode.

Finanzielle Auswirkungen: Ja

Ausgaben in Höhe von 16.000 € (400 €/Stadtrat) als Zuschuss für Hardware im Produkt 1.1.1.08.5318000 (Gemeindegremien-Zuschuss an Stadträte).

Einsparungen in Höhe von ca. 3200 € / Jahr für Papier, Druck und Kurierdienst.

Gegenstand der Vorlage:

Dienstaufwandsentschädigung für den Oberbürgermeister

Begründung:

Die Stadt Wernigerode verbraucht im Monat rund 128.000 Blatt Papier. Ziel der Verwaltung ist es, diese Zahl soweit als möglich und soweit wie sinnvoll und wirtschaftlich darstellbar abzusenken.

Die Idee des papierlosen Stadtrates entstand 2013 und wurde von Vertretern aller Parteien grundsätzlich begrüßt. Die Fraktionen des gewählten Stadtrates entsandten jeweils zwei Vertreter in eine Arbeitsgemeinschaft.

Dabei geht es nicht um Kosteneinsparung – die digitale Ratsarbeit wird eher teurer, der Personalbedarf wird nicht messbar sinken. Vielmehr geht es darum, nachhaltig mit den zu Verfügung stehenden Ressourcen zu wirtschaften und damit einen Umweltbeitrag zu leisten.

Mit dem vorhandenen Ratsinformationssystem liegt bereits eine Software vor, die für die digitale Ratsarbeit praktisch ohne weitere Kosten für Programme geeignet ist. Zahlreichen Stadträten ist der Umgang bereits vertraut. Eine erste Schulung im August 2014 überzeugte zahlreiche Interessierte von der Anwenderfreundlichkeit des Programms. Eine weitere Schulung ist Anfang 2016 vorgesehen.

Notwendig ist für teilnehmende Stadträte ein Internetzugang nebst E-Mail-Adresse, um für den Stadtrat ordnungsgemäß geladen werden zu können. Die Hauptsatzung nimmt bereits auf diese Vorgabe Bezug. Wichtig ist, dass die Stadträte jeweils zeitig vor der Sitzung ihre Sitzungsunterlagen „aktualisieren“. Ihnen steht dann die neueste Fassung mit allen dem Ratsbüro vorliegenden Änderungsvorlagen, nach Gremien geordnet, zur Verfügung. Hierdurch wird das gelegentlich lästige Umsortieren von Aktualisierungen und Tagesordnungen verschiedener Gremien unnötig.

Die Teilnehmer der AG „papierloser Stadtrat“ waren sich einig, zum 01.01.2016 mit dem neuen Verfahren zu beginnen. Um den Übergang zu vereinfachen, wird eine Einführungsphase von 3 Monaten für angemessen gehalten, so dass der produktive Einsatz am 01.04.2016 beginnt. Aus den Fraktionen kamen in den zurückliegenden Wochen keine Änderungswünsche.

Als Ausgleich für die notwendige Hardware wurden verschiedene Modelle thematisiert.

Das zur Verfügung stellen von Rechnern (ab 170 € für ein Tablet) über leistungsfähige Rechner mit SIM-Karte bis hin zu einer Pauschalzahlung für die Anschaffung der technischen Geräte. Die letztgenannte Variante setze sich einhellig durch, da hierdurch individuelle Bestände oder Vorlieben am besten berücksichtigt werden, d. h. jeder Stadtrat kann sich „sein“ Gerät anschaffen oder vorhandenes nutzen. Letztere Variante ist die nachhaltigste.

Aus diesen Erwägungen heraus ergab sich der pauschale Zuschuss zu einem mobilen Rechner in Höhe von 400 € für die laufende Wahlperiode. Die finanzielle Bezugsgröße ist anders als Ende 2014. Es sind nicht mehr die Kosten bei Ausdruck zuhause (600 €); denn dieser Papierverbrauch bei oft wenig leistungsfähigen Geräten sollte nicht auch noch finanziell gefördert werden. Für den verabredeten Betrag sind leistungsfähige Geräte mit Zusatzausstattung erwerbbar.

In der AG wurde davon ausgegangen, dass im Notfall das WLAN in den Sitzungsräumen der Stadtverwaltung genutzt werden kann. Wegen der immensen Datenmengen, die 40 Stadträte auf einmal abrufen würden, wird jedoch ausdrücklich darum gebeten, die Aktualisierung der Sitzungsunterlagen möglichst zuhause vorzunehmen. Stadträte die die Vereinbarung zur Teilnahme an der digitalen Stadtratsarbeit mit der Stadt nicht abschließen bekommen die Unterlagen in Papierform.

Das Nähere ergibt sich aus der vorgelegten Richtlinie und der Vereinbarung.

Gaffert

Oberbürgermeist