Zu 1.
Eine explizite Auswertung, wie hier angedeutet, hat es so in dieser Form nicht gegeben. Bislang wird anlassbezogen geprüft, welche Softwarelizenzen nicht mehr benötigt werden. Diese Anlässe sind in erster Linie Personalwechsel sowie regelmäßige Überprüfungen des Sachgebietes IT auf nicht mehr genutzte Programme im Rahmen von Update- und Pflegemaßnahmen.
Derzeit befindet sich ein Lizenzmanagement über ein bereits in der Stadtverwaltung eingeführtes Werkzeug in der Vorbereitung. Dieses wird einen noch kosteneffizienteren Einsatz von Softwarelizenzen ermöglichen. Größter Kostenpunkt sind die MS-Office-Lizenzen. Hierfür wird es zukünftig neue Lösungen geben müssen, wenn Microsoft sein Office-Angebot und Lizenzvertrieb grundlegend umstellt. Das Land Schleswig-Holstein hat sich daher bereits weitgehend von Microsoft verabschiedet, wie zuvor die Landeshauptstadt München. Allerdings ist München inzwischen zu Microsoft-Lösungen zurückgekehrt. Dieser Aspekt ist auch Gegenstand des interkommunalen Austausches im Landkreis Harz.
Zu 2.
Die Kosten für eine Sitzung im Marstall liegen durchschnittlich bei ca. 1.800 € pro Sitzung. Dieser Betrag ist an die städtische WTG als Betreiberin abzuführen, verbleibt also zu einem großen Teil im Konzern Stadt Wernigerode.
Der Marstall wurde insbesondere in Pandemiezeiten gewählt, da dort ausreichende Abstände zwischen den Teilnehmenden an Stadtratssitzungen sowie ausreichende Belüftung sichergestellt werden konnten. Diese Aspekte sind auch weiterhin mit Blick auf ansteckende Krankheiten, wie Corona oder der Grippe von Relevanz.
Aufgrund der guten organisatorischen Bedingungen (ausreichend Parkraum, Nutzungsmöglichkeit der Medientechnik, Raumgröße) wurde von der Verwaltungsleitung entschieden, den Marstall auch als Ausweichstandort für die Zeit der Renovierungsarbeiten im Rathaus zu verwenden.
Dabei wurden auch die Erfahrungen mit Stadtratssitzungen an den Schulstandorten Westerntor sowie Stadtfeld miteinbezogen. Diese sind zwar mit durchschnittlichen Kosten von etwa 150 € pro Sitzung deutlich günstiger, dafür sind die Rahmenbedingungen suboptimal. In der Aula am Westerntor behindern Säulen einen uneingeschränkten Blick zwischen Stadtratsmitgliedern und dem Präsidium. Auch die Sitzkonstellation in der Aula Stadtfeld war nicht zufriedenstellend.
Gravierendster Grund gegen regelmäßige Nutzungen der Schulgebäude sind jedoch die schlechte Planbarkeit und Verfügbarkeit aufgrund konkurrierender schulischer Veranstaltungen. So finden in den Abendstunden neben Arbeitsgemeinschaften auch Elternabende oder Schul- und Lehrerkonferenzen statt. Hier kam es in der Vergangenheit bereits zu kurzfristigen Konflikten.
In der erfolgten Kosten-Nutzen-Abwägung hat sich die regelmäßige Nutzung des Marstalls bis zum Abschluss der Bauarbeiten im Ratssaal durchgesetzt. Die Nutzung der Schulgebäude bleibt daher Ausnahmeausweichort.
Eine Nutzung von Räumlichkeiten der Hochschule Harz ist aufgrund des Vorlesungsbetriebes sowie vieler weiterer Veranstaltungen dort überaus schwer zu planen und schied daher für eine regelmäßige Nutzung aus.
Die Anmietung weiterer privatwirtschaftlicher Raumangebote hat sich aufgrund der zu erwartenden Kosten ebenso ausgeschlossen.
